黨政公文格式

18-10-26    來源:   閱讀:

黨政公文格式
 

前言

本標準按照GB/T 1. 1—2009給出的規則起草。
本標準根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》的有關規定對GB/T 9704—1999《國家行政機關公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 9704—1999主要作如下修訂:
a)標準名稱改為《黨政機關公文格式》,標準英文名稱也作相應修改;
b)適用范圍擴展到各級黨政機關制發的公文;
c)對標準結構進行適當調整;
d)對公文裝訂要求進行適當調整;
e)增加發文機關署名和頁碼兩個公文格式要素,刪除主題詞格式要素,并對公文格式各要素
的編排進行較大調整;
f)進一步細化特定格式公文的編排要求;
g)新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)格式首頁版式等式樣。
本標準中公文用語與《黨政機關公文處理工作條例》中的用語一致。
本標準為第二次修訂。
本標準由中共中央辦公廳國務院辦公廳提出。
本標準由中國標準化研究院歸口。
本標準起草單位:中國標準化研究院、中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局、中國標準出版社。
本標準主要起草人:房慶、楊雯、郭道鋒、孫維、馬慧、張書杰、徐成華、范一喬、李玲。
本標準代替了GB/T 9704—1999。
GB/T 9704—1999的歷次版本發布情況為:
——GB/T 9704—1988。

公文格式

1 范圍
本標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則,并給出了公文的式樣。
本標準適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。
使用少數民族文字印制的公文,其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執行,其余可以參照本標準并按照有關規定執行。
2 規范性引用文件
下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本標準。
GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
GB 3100 國際單位制及其應用
GB 3101 有關量、單位和符號的一般原則
GB 3102(所有部分) 量和單位
GB/T 15834 標點符號用法
GB/T 15835 出版物上數字用法
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3. 1
字word
標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中,一字指一個漢字寬度的距離。
3.2
行 line
標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中,一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m~80 g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5~9.5。
5 公文用紙幅面尺寸及版面要求
5. 1 幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210 mm×297 mm。
GB/T 9704—2012
5.2 版面
5.2.1 頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)為37 mm±1 mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225 mm。
5.2.2 字體和字號
如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。
5.2.3 行數和字數
一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。
5.2.4 文字的顏色
如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。
6 印制裝訂要求
6. 1 制版要求
版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1 mm。
6.2 印刷要求
雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%,紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
6.3 裝訂要求
公文應當左側裝訂,不掉頁,兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm,裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm,四角成90°;,無毛茬或缺損。
騎馬訂或平訂的公文應當:
a)訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處,允許誤差±4mm;
b)無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;
c)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上,平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。
包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。
7 公文格式各要素編排規則
7.1 公文格式各要素的劃分
本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位于版心外。
7.2 版頭
7.2.1 份號
如需標注份號,一般用6位3號阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第一行。
7.2.2 密級和保密期限
如需標注密級和保密期限,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。
7.2.3 緊急程度
如需標注緊急程度,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
7.2.4 發文機關標志
由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。
發文機關標志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時,如需同時標注聯署發文機關名稱,一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字,應當置于發文機關名稱右側,以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。
7.2.5 發文字號
編排在發文機關標志下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯數字后加“號”字。
上行文的發文字號居左空一字編排,與最后一個簽發人姓名處在同一行。
7.2.6 簽發人
由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成,居右空一字,編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。
7.2.7 版頭中的分隔線
發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
7.3 主體
7.3.1 標題
一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。
7.3.2 主送機關
編排于標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時,應當將主送機關名稱移至版記,標注方法見7.4.2。
7.3.3 正文
公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
7. 3.4 附件說明
如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件:1. XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。
7.3.5 發文機關署名、成文日期和印章
7.3.5.1 加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。
單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
7.3.5.2 不加蓋印章的公文
單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長于發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。
聯合行文時,應當先編排主辦機關署名,其余發文機關署名依次向下編排。
7.3.5.3 加蓋簽發人簽名章的公文
單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章,簽名章左空二字標注簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
聯合行文時,應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。
簽名章一般用紅色。
7.3.5.4 成文日期中的數字
用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。
7.3.5.5 特殊情況說明
當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l人簽名章、成文日期時,可以采取調整行距、字距的措施解決。
7.3.6 附注
如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
7.3.7 附件
附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂,應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
7.4 版記
7.4.1 版記中的分隔線
版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
7.4.2 抄送機關
如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關名稱后標句號。
如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。
7.4.3 印發機關和印發日期
印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),后加“印發”二字。
版記中如有其他要素,應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。
7.5 頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。
GB/T 9704—2012
8 公文中的橫排表格
A4紙型的表格橫排時,頁碼位置與公文其他頁碼保持一致,單頁碼表頭在訂口一邊,雙頁碼表頭在切口一邊。
9 公文中計量單位、標點符號和數字的用法
公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分),標點符號的用法應當符合GB/T 15834,數字用法應當符合GB/T 15835。
10 公文的特定格式
10.1 信函格式
發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱,居中排布,上邊緣至上頁邊為30mm,推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時,使用主辦機關標志。
發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細),距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗),線長均為170 mm,居中排布。
如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度,應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列,第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下,與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
標題居中編排,與其上最后一個要素相距二行。
第二條紅色雙線上一行如有文字,與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
首頁不顯示頁碼。
版記不加印發機關和印發日期、分隔線,位于公文最后一面版心內最下方。
10.2 命令(令)格式
發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為20 mm,推薦使用紅色小標宋體字。
發文機關標志下空二行居中編排令號,令號下空二行編排正文。
簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3。
10.3 紀要格式
紀要標志由“XXXXX紀要”組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35 mm,推薦使用紅色小標宋體字。
標注出席人員名單,一般用3號黑體字,在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字,后標全角冒號,冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名,回行時與冒號后的首字對齊。
標注請假和列席人員名單,除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外,編排方法同出席人員名單。
紀要格式可以根據實際制定。
11 式樣
A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1;公文首頁版式見圖2;聯合行文公文首頁版式1見圖3;聯合行文公文首頁版式2見圖4;公文末頁版式1見圖5;公文末頁版式2見圖6;聯合行文公文末頁版式1見圖7;聯合行文公文末頁版式2見圖8;附件說明頁版式見圖9;帶附件公文末頁版式見圖10;信函格式首頁版式見圖11;命令(令)格式首頁版式見圖12。
 

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